我的工作,從來不是找誰做錯了什麼。
而是確認一件事:
如果哪一天真的出問題,我們知不知道它會從哪裡開始。
在組織裡,我負責的是內控與稽核。這意味著,我看的是流程,而不是人;是制度,而不是單一事件。
在 面膜代工 相關的專案裡,我最常聽到的一句話是:「目前都很正常。」
這句話本身沒有錯,但對我來說,它只是起點,而不是結論。
因為內控看的不是「現在有沒有問題」,而是「如果有問題,會不會被發現」。
我第一次介入面膜代工流程時,很快就注意到一個現象:
每一段流程都有人負責,但責任之間卻很少重疊。
開發負責開發,製造負責製造,倉儲負責倉儲,售後負責售後。每一段都合理,但正是這種分段式結構,讓風險容易被切碎。
當問題真的出現時,大家都能清楚說出自己「那一段」沒有問題,卻沒有人能完整描述整條路發生了什麼事。
從稽核角度來看,這不是失職,而是制度設計的結果。
面膜代工因為流程成熟,很容易讓人產生一種錯覺:
只要每個節點都合格,整體就會是安全的。
但實務上,風險往往發生在節點之間。
例如資料交接不完整、狀態描述過於簡化、例外狀況沒有被正式記錄。這些事情單看都不嚴重,卻會在時間累積下,變成難以追溯的問題。
我曾經在稽核紀錄中標註過一件小事:
某個流程在異常發生時,只要求「即時處理」,卻沒有要求留下紀錄。
當時這個建議沒有被優先處理,因為大家都覺得影響不大。
直到某次品質爭議出現,所有人都想回頭看「第一次發生的時候做了什麼」,才發現那段紀錄根本不存在。
那一刻,問題已經不是品質,而是制度。
面膜代工最容易被低估的地方,就在這裡。
它太熟悉了,熟悉到大家都以為不需要再被檢視。
而內控的角色,正是去打破這種熟悉感。
我們會問一些很不討喜的問題:
如果這一段失效,會怎樣?
如果資料少一筆,誰會知道?
如果人員換了,流程還跑得動嗎?
這些問題,在順利的時候看起來多餘,但在出事的時候,卻是唯一能讓事情不失控的依據。
我最怕的一種狀況,是流程寫得很完整,但實際執行卻靠經驗補齊。
因為經驗無法被稽核。
當人離開、環境改變、條件不同,那些沒有被寫下來的判斷,就會變成斷點。
現在回頭看,那些在面膜代工上走得穩的團隊,幾乎都有一個共同特徵:
他們願意在「沒出事的時候」,花時間檢討流程。
不是為了抓錯,而是為了知道風險藏在哪裡。
如果你問我,從內控角度,面膜代工最重要的是什麼?
我會說,不是多一道檢查,而是多一個「能被追溯的痕跡」。
因為真正讓組織安心的,
不是事情永遠不發生,
而是當事情發生時,
你知道自己站在哪裡。

